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Ohne Strategie kein ECM-Erfolg

2. November 2009

Firmen sind sich der Notwendigkeit eines ganzheitlich verstandenen Enterprise Content Management kaum bewusst. Dabei verbindet ECM Business und IT.

An technischen Systemen zur Beherrschung der Informationsflut in den Unternehmen mangelt es nicht. Allerdings werden sie vielfach falsch eingesetzt. Ein Hauptproblem ist die bisherige Sichtweise auf Geschäftsprozesse, die sich stark auf klar voneinander abgegrenzte Aktivitäten und die darin jeweils benötigten Daten fokussiert. So ruft ein Mitarbeiter während des Verkaufsprozesses den Lagerbestand zu einer Produktnummer aus dem ERP-System ab. Dabei befindet sich das für die Entscheidung notwendige Wissen auf einer höheren Betrachtungsebene: Welche Bedeutung hat das entsprechende Produkt für die Sales-Strategie? Welche Erfahrungen haben andere Verkäufer bei der Akquise für dieses Produkt gemacht? Wie beurteilen es Anwender im Vergleich zu Konkurrenzprodukten? Diese Art von Informationen bestehen, werden aber von jedem Mitarbeiter nach individuellen Kriterien bewirtschaftet und von Kollegen kaum gefunden. Dabei wäre das für den Unternehmenserfolg entscheidend.

Falscher Umgang mit ECM

Der Umgang der Unternehmen mit Enterprise Content basiert letztlich auf jahrtausendalten Mechanismen aus der papiergebundenen Informationsklassifizierung. Die wichtigste Art, Informationen zu strukturieren, ist beispielsweise immer noch die Ablage in einem einzigen, fest zugewiesenen Knotenpunkt in einer grösstenteils unkontrollierbaren Baumstruktur, welche nur eine einzige logische Sicht auf die in ihr abgelegten Informationen ermöglicht. Die Vorteile und Möglichkeiten moderner elektronischer Medien, wie beispielsweise die Möglichkeit, Informationen mehrdimensional zu beschreiben, bleiben praktisch ungenutzt. Es ist folglich an der Zeit, einen Schritt nach vorne zu machen und Informationen sowie Informationsflüsse in den Fokus des Unternehmens zu stellen.

Dazu müssen Informationsstrukturen geschaffen werden, die global und anwendungsübergreifend genutzt werden können. Schon allein die Vielzahl bereits bestehender heterogener Systeme, die keine gemeinsamen logischen Strukturen aufweisen, veranschaulicht die Dimension der heutigen Probleme. Hier genau beginnt die Arbeit: Es werden Informationsstrukturen benötigt, die nicht technische oder organisatorische Gegebenheiten widerspiegeln, sondern in der Lage sind, Informationen im Kontext von Businessprozessen zu beschreiben und somit das künftige Rückgrat von Enterprise Content Management zu bilden. Ebenso spielt die Benutzerfreundlichkeit eine wichtige Rolle – ein Aspekt, der bislang meist vernachlässigt wurde.

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Stephan Schillerwein ist Head of Research, Armand Martin ist Principal Consultant bei der Infocentri

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